Eduardo: Acho que as empresas demoraram muito, de uma certa forma,
me parece que entra um pouco da questão cultural. Você tem uma pessoa
às vezes ali no seu dia-dia dentro de uma grande corporação, carregando
documentos para um lado e para o outro, fazendo aquela coisa toda, é um
custo invisível, você não nota que aquilo gera um custo para a empresa.
Quando você começa a colocar na ponta do lápis quanto custa um fluxo
documental, quando você realiza isso e para para olhar essa parte da
operação que você não olha, que não é o core da empresa olhar fluxo
documental. Então ela nem vê o que está gastando naquilo ali.
M1: Bom dia, boa tarde, boa noite. Vamos começar mais um episódio de Os
Agilistas, mais uma vez aqui com Vinição. E aí Vinição, beleza?
Vinícius: E aí pessoal, tudo bem?
M1: Então pessoal, hoje nós estamos com um daqueles episódios em que a
gente fala de tecnologia, de tendências tecnológicas, de pilares necessários
para realizar a transformação digital. A gente sempre comenta aqui, a gente
fala muito sobre o agilismo e o agilismo está completamente ligado a essa
necessidade que asempresastêmdesetornaremdigitaisparaprosperar
nessa nova era digital. Então está sempre muito bem entrelaçado aqui com
o que a gente fala esses temas tecnológicos também. Hoje nós vamos falar
sobre um tema muito interessante, que é sobre a digitalização do
processamento de documentos, que eu até estava conversando um
pouquinho antes aqui com o Eduardo, que nós já vamos apresentar. Já não
é nem uma tendência, já virou aquele tipo de coisa que hoje em dia quando
eu tenho que assinar um documento, que alguém fala que eu tenho que ir
a algum lugar para assinar o documento, eu já fico achando que eu voltei
na era. Mas acho que a conversa é bem interessante porque o Eduardo, ele
vem de um background diferente, que ele vai falar daqui a pouco, então
acho que ele vai poder falar muito sobre esse assunto. Então eu queria
apresentar: Eduardo, você podia você mesmo se apresentar para o nosso
público?
Eduardo: Bom dia, boa tarde, boa noite para quem nos ouve. Primeiro,
obrigado pelo convite, obrigado por esse espaço e por poder falar aqui com
a sua audiência. Sou Eduardo Jordão, trabalho na Adobe do Brasil já há oito
anos. Hoje eu sou o gerente de canais responsável pelas soluções de
documentação da Adobe para o Brasil. E é isso, venho de uma formação
acadêmica, sou formado em Direito, sou pós-graduado em Direito Penal e
Processual Penal, embora não exerça, mas enfim, acho que isso me ajuda
um pouco a lidar com as demandas e com os desafios do dia-dia e com toda
certeza vai ser interessantíssimo aqui o bate-papo.
M1: Então Eduardo, acho que você podia contar um pouquinho sobre a sua
história. Como que você formado em Direito, trilhou esse caminho todo até
chegar na Adobe, o que você acha? Porque é sempre interessante e eu
acredito que essa sua formação deve ter contribuído também porque, a
gente na DTI já fez alguns cases envolvendo orçamento de documentos e
sempre tem uma questão legal e importante também em contratos – muitas
vezes envolvidos -se a assinatura vai ser aceita, se não vai ser aceita. Enfim,
acredito que esse seu background e mais a sua experiência depois, devem
ter ajudado bastante.
Eduardo: Bem resumidamente, eu fiz parte de um processo lá atrás, ainda
entrando na adolescência e entrei em um Programa de Aprendiz da Editora
Abril, a Editora Abril tinha um trabalho, que ela tinha muita dificuldade em
encontrar profissionais no mercado e ela formava os seus próprios
profissionais e eu me formei ali dentro da Editora Abril como especialista
em foto reprodução, que é toda a parte da pré-impressão. E quando eu olho
para esse passado – eu trago o conhecimento do passado para agora – o que
me trouxe, o que me traz é a facilidade, porque o dia-dia ali dentro das
editorias, dentro das revistas da Editora Abril eram fluxos, eram processos,
embora tudo no final fosse uma revista impressa em um papel com quatro
tintas, cada uma tinha seu fluxo, tinha seu processo. Quando a gente vem
para a parte de documentação propriamente dita, embora a gente tenha N
empresas, todas elas com RH, cada RH tem um processo de contratação dos
seus colaboradores e seus profissionais. Então, entender e focar em
processos e saber que cada empresa tem a sua forma de atuar, isso facilita
muito na hora de você fazer uma sugestão, fazer uma proposta de uma
tecnologia para entrar ali, para transformar aquilo, que hoje, na maioria das
vezes ainda do mundo físico para o mundo digital. Então, essa parte da
Editora Abril realmente me ajudou muito. E a formação acadêmica – eu sou
formado em Direito – e aí poder entender um pouquinho das
regulamentações, como é que asquestõesdasvalidadeseatéparalevar
segurança para aspessoasqueestãoquerendoconhecer… porquequer
queira ou não, a gente vive em um mundo, culturalmente a gente vive em
um mundo muito apegado no papel. E o que eu digo é assim… o que é o
sonho, sempre foi o sonho de todo brasileiro? Ter a casa própria. Você
pegar uma casa própria, você segurar a escritura da tua casa própria que
você acabou de adquirir… isso tem um peso, isso tem um valor sentimental.
Se você comprar a mesma casa e eu te der um PDF dessa casa, o sentimento
não é o mesmo. Então é uma questão cultural com o papel.
M1: Se você fizer isso com o meu pai, por exemplo, você deixa ele doido,
entendeu? Se você só der o PDF para ele, ele vai ficar (doidinho sonhando)
que a casa não é dele.
Eduardo: Pois é, como que alguém fez alguma coisa naquele documento.
Para você entender um pouco disso, porque tem questão cultural, tem peso
nisso e parte normativa ajuda, esse conhecimento normativo ajuda até a
tranquilizar os nossos interlocutores, quem está do outro lado buscando
um auxílio, buscando uma ajuda, buscando um apoio para essa migração
para o mundo digital, que não é fácil. O que eu noto muito, o que eu vejo
não só no Brasil, mas você olha na América Latina como um todo, a tão
propagada digitalização – o mundo digital – ela muitas vezes ela é do site
para fora, da porta para fora. Muitas vezes você entra em uma empresa que
se vende como digital, e tem parte do processo que o é, mas uma infinidade
de situações que são físicas, que são ainda baseadas em papel. E no
documento, como tem a questão cultural, muitas vezes asempresasnão
realizam que fluxos em papel, além do risco que é muito grande, risco de
perda, risco de vazamento de informação, risco de uma série de não
cumprimento de prazos, a gente vê isso acontecendo o tempo todo, ele tem
custo. Eu tenho pessoas lidando com aquilo, eu tenho de armazenar de
papel de forma correta não é barato, eu tenho que olhar para a umidade,
tem que olhar para a temperatura, tem que olhar para o manuseio… é caro.
E quando eu faço essa análise do quanto custa um fluxo em papel e um
fluxo digital, eu não paro para pensar, eu vou investir naquilo.
M1: O custo de propriedade deve ser bem menor, não é? Do digital do que
do papel.
Eduardo: Sem dúvida nenhuma, sem dúvida nenhuma. Eu lembro, voltando
para a Editora Abril, eu lembro que a gente tinha lá uma área que era a
parte dentro do (D-Docs) que você armazenava ali os
exemplares, aquela coisa toda para ter o histórico, isso em papel e com a
umidade controlada, senão você contamina o papel, você perde, não
adianta só guardar – está ali em um acervo – mas para estar no acervo eu
tenho que encontrar quando eu preciso, eu encontro? A gente tem
empresas que a maioria dos processos judiciais nas empresas, como o
contencioso, se perde porque você não encontra um documento para
responder em tempo uma demanda judicial, a inicial. Então o que você faz?
Então adiantou guardar? E todo o custo que eu estou tendo ali para guardar
aquilo está me servindo de alguma coisa? A gente tem que repensar isso,
senão não faz sentido.
M1: Só para poder deixar bem claro para os nossos ouvintes: Quando você
está falando dessa automação, dessa digitalização, você está falando de
uma gama bem grande, não é? Você falou aqui de processos legais, você
falou de contratos. Você tem uma definição disso? Você consegue dar um
exemplo para deixar bem claro? Porque às vezes aspessoasnempercebem
que isso envolve muito, talvez mais do que alguém esteja pensando,
entendeu? Com o exemplo que a pessoa tem na cabeça.
Eduardo: O que a gente costuma dizer, para ser bastante direto é assim:
tudo aquilo que eu preciso usar uma caneta para colocar uma autorização
no papel, uma aprovação, uma assinatura… tudo isso é passível de se migrar
para uma tecnologia. E que isso tudo, toda essa ação seja feita através de
um dispositivo móvel. Eu passo a ter acesso ao documento que eu preciso
aprovar, assinar ou colaborar de alguma forma, esteja onde eu estiver.
Desde que eu tenha ali comigo um dispositivo móvel e acesso à internet,
que é mais importante: o ambiente seguro sem correr riscos de que esse
documento poderá ser capturado e modificado e eu não vou estar
assinando aquilo, aprovando aquilo que, de fato, eu deveria. Então assim,
para ser bastante amplo, qualquer coisa que eu precise assinar, eu preciso
fazer uma prova daquilo, ter um documento, não importa, eu posso levar
isso para um fluxo de assinatura eletrônica, um fluxo de assinatura digital.
Vinícius: Complementando esses pontos que você falou de entender o
cenário, como que você entende que a gente está aqui no Brasil, as
empresas aqui no Brasil, nós estamos com relação a isso? Porque esse
ponto que você falou cultural anterior é interessante, porque parece aquela
história dos Jetsons, há dez anos atrás, parecia que a gente já ia estar com
coisas inimagináveis e a gente continua tendo problemas básicos ainda, por
exemplo: É muito raro, pelo menos na minha experiência, é muito raro você
fazer uma reunião de condomínio e ter uma aprovação um pouquinho mais
sofisticada, virtual, digital. A gente parece que evoluiu muito, mas ainda a
minha sensação é de que existe uma barreira cultural forte. Isso que você
falou no início, que ele ficaria bravo se tiver que assinar…, mas ainda é
muito comum. Qual o estágio que asempresasnoBrasilestãocomrelação
a isso?
Eduardo: Você tem de tudo. Você tem empresas que estão bastante
avançadas desde bancos que começaram, fintechs que começaram todo o
processo inteiramente através de um dispositivo móvel e empresas do
mesmo ramo que você ainda hoje precisa preencher ali um formulário e
assinar para ter acesso ao mesmo serviço. Então você tem realmente de
tudo. Quando você comenta essa questão da reunião de condomínio é
engraçado, porque a percepção que eu tenho é que, em linhas gerais, a
gente só vê tecnologia para empresas, para negócios e tal. A gente não vê,
por exemplo, uma tecnologia para o condomínio. Mas se eu for fazer uma
análise nos custos de um condomínio e olhar o que se gasta com xerox, por
exemplo, isso tudo poderia ser substituído por uma plataforma de
assinatura, um investimento na tecnologia valeria a pena, faria sentido. E aí
acho que entra um pouco dessa questão, a gente não enxerga a tecnologia
ela atendendo as nossas demandas do dia-dia. Você vai mandar teu filho
para a escola para fazer uma viagem – enfim, uma viagem está bastante
restrita, mas, na época que você podia e voltaremos a viajar se Deus quiser,
em breve – mas você vai autorizar teu filho a viajar, o que você tem que
mandar, senão ele não viaja? Mandar uma autorização, uma procuração.
Você saber que você pode, isso aconteceu com um colega nosso da Adobe,
o filho dele estava lá, chegou na escola com os amiguinhos, todo mundo
embarcando e ele não podia porque não tinha autorização. Nosso amigo
pegou o telefone celular dele, simplesmente fez ali, pegou o PDF no celular
– o Acrobat, aplicativo para dispositivo móvel – fez a sua assinatura
eletrônica através do nosso motor de assinatura que é o Adobe Sign,
mandou para a escola que chegou na mesma hora, o filho dele pôde viajar.
Então vejam, eu não estou falando do condomínio que poderia ser uma
pequena empresa, eu estou falando do uso pessoal.
Vinícius: É, tinha que estar disponível para qualquer um que precisasse
como um serviço para tudo.
Eduardo: E está, e está e não é de hoje, é um pouco do desconhecimento
mesmo e dessa questão de a gente achar que não vai usar. Porque a gente
está tão habituado com a questão do físico que a gente não para para
realizar uma forma diferente. Sabe qual é um dos maiores desafios que as
empresas encontram? Na minha percepção, eu posso estar equivocado em
relação a isso, mas a minha percepção é que os maiores desafios que as
empresas encontram para fazer essa migração para o digital é que elas
tentam fazer a tradução literal do que é no físico para o digital. Tem coisas
no físico que fazem sentido, que são importantes, mas no digital não faz. Te
dou um exemplo: quantos de vocês já assinaram um contrato, seja ele o
que for, que vocês tiveram que rubricar cada uma das páginas? E
rubricaram. E a rubrica é importante no processo físico, algumas pessoas
vão dizer “Isso é garantia de leitura” e eu até respeito a opinião e o
contrário, mas isso não é verdade, aquilo é garantia de que, no futuro, um
elemento estranho àquele contrato não vai ser inserido naquele todo e que,
você teve acesso à leitura; se você exerceu ou não, esse questionário é teu.
E o físico, quando eu pego um documento físico, ele está preso por um
grampeador, por um grampo ali ou por um clip, quando eu vou para um
fluxo digital, o todo ele é criptografado, todo o documento ele vai com o
hash. Eu não tenho possibilidade de alterar nem antes e nem depois, eu não
tenho possibilidade de alterar texto do meu documento. Quando eu coloco
um documento no Adobe Sign, que é o nosso motor de assinatura, eu
mandei para vocês, vocês vão acessar os campos que eu liberei e vão poder
ler os textos. Agora alterar, vocês não poderão fazer nada. Para que serve
a rubrica? Te dou exemplo para que ela serve: imaginem que a gente está
aqui discutindo uma cláusula e essa cláusula você quer chamar atenção
para ela, você coloca um campo de iniciais, de rubrica naquela cláusula e
pede para o assinante parar ali, durante a cerimônia. É garantia que ele leu?
Não. Mas uma discussão em uma disputa judicial você vai poder falar:”Olha
juiz, ele tanto ele poderia ter lido como ele parou ali para rubricar”‘. Agora
eu vou fazer esse cara rubricar 100 páginas? Se ele assina um contrato por
ano não tem problema nenhum, imagina um diretor financeiro de uma
empresa que assina milhares de contratos todos os anos com várias páginas
cada um deles. Eu vou levar burocracia para o mundo digital se eu já tenho
a proteção? Então, essa análise do que funciona no mundo físico, e tem
razão de ser, eu tenho que parar para pensar para ver se ela faz sentido no
mundo digital. E a maioria das empresas que eu visito, que eu entrevisto,
que vou falar de negócios, é quase que mandatório, aspessoastêm
dificuldade em largar mão, e aí de novo é uma questão muito cultural
mesmo. Parece que dá uma sensação de ser mais seguro porque eu tenho
mais rubrica naquele contrato.
Vinícius: Esse ponto que você terminou falando do aspecto cultural, você
fechou e você colocou esse impedimento talvez das empresas enxergarem
que poderia ser um fluxo completamente diferente, imaginando que seria
virtual, e esse outro aspecto cultural. Você acha que o principal
impedimento de estarmos mais perto dos Jetsons como eu falei, é cultural
ou na verdade existe uma proteção de mercado, talvez até por causa do
governo, de oferecer coisas que são mais talvez, a experiência virtual, mas
que na verdade, como eu não tenho respaldo legal, então eu não faço, aí
eu faço o que mais parece uma replicação… por exemplo, eu dei esse
exemplo do condomínio, mas eu tenho um outro exemplo que eu não
consigo entender, você chega por exemplo em hotel, faz 200 anos que você
chega lá e você tem que preencher a mesma ficha com o mesmo nome…
Eduardo: E o hotel tem teus dados.
Vinícius: …É muito doido sabe? Você acha que qual que é o grande
impedimento? É a barreira de entrada para tecnologia nova?
Eduardo: Com muito cuidado, de verdade, sem nenhuma defesa de
governo A, B ou C, mas eu não acho que seja um impeditivo do governo,
até porque, um ano e meio atrás teve uma lei federal aonde facilitava o uso
de assinatura eletrônica, digital e simples, qualificada e tal no âmbito dos
órgãos federais, da esfera federal. Há uma diferença e aspessoasbatem
muito porque assinatura qualificada que é com certificado digital;
assinatura eletrônica que são pacotes de dados – a gente pode até falar
disso se vocês quiserem, mas, qual tem validade jurídica, qual não tem – eu
não vejo impeditivo do governo, agora, não basta ter a lei, porque o
governo facilita colocando a lei e auxiliando com isso e tudo mais, só que
na ponta, não adianta nada se eu digo que o cartório tem que ter um
processo digital e eu vou para o cartório da minha cidade, uma cidade um
pouco mais distante dos grandes centros e aí a tecnologia não está lá, o
cartório não está preparado para receber aquela tecnologia. Então, ter um
pouco de infraestrutura geral, em termos de legislação, em termos de
aceitação, já está amplamente previsto o uso de tecnologia nos fluxos de
assinatura eletrônica, nos fluxos de assinatura digital. Mas, de novo: o que
a gente vê, alguns órgãos colocando itens que a lei não pede e aí isso
prejudica ou atrapalha um pouco que haja uma grande, como é que eu
poderia dizer… um alcance maior dos provedores de tecnologia, porque
assim, quanto maior a quantidade de provedores de tecnologia, melhor
para o cidadão na ponta que vai receber um serviço de qualidade e com
melhor preço. Se eu começo a colocar impeditivos ali onde de uma certa
forma – não estou dizendo aqui, em hipótese alguma que isso seja
intencional, as vezes até para colocar um grau de segurança, que na
imaginação seria importante, sendo que a tecnologia já traz toda a
segurança embutida – eu acabo prejudicando e beneficiando ali, de uma
certa forma um ou dois fabricantes e deixo os demais provedores de
tecnologia segura, rápida, ágil sem participar daquele processo. Quem
perde no final: o cidadão que vai ter um serviço, muitas vezes até um pouco
mais caro do que ele poderia ter. Quando você fala de legislação
propriamente dita, a assinatura eletrônica no Brasil ela é válida, nosso
ordenamento jurídico prevê a assinatura, o uso de assinatura eletrônica
desde 2001. Desde 2001 eu posso te dizer com todas as letras que, assinar
eletronicamente no Brasil tem validade jurídica e quem diz isso é a MP nº
2.200-01 de 2001, artigo 10 parágrafo primeiro fala das assinaturas com
certificado digital da ICP-Brasil e aí vem o certificado qualificado, aquela
parte do certificado que individualiza o cidadão através do certificado
digital, parágrafo segundo diz que aspartespodemescolherentreelas
outros meios de assinatura, entre elas eletrônico, de assinatura eletrônica
um pacote de dados que eu agrego no documento final, quais dados são
esses? Coloco teu endereço de e-mail, posso colocar dados do teu IP e aí
trazendo a geolocalização, posso trazer SMS, posso trazer uma dupla
validação seja ela qual for, esses dados é que me diz que você é a pessoa
que deveria e, que de fato, assinou aquele documento. Isso previsto desde
2001, veja, a gente está falando de uma previsão legal de 21 anos é isso? E
aí acho que as empresas demoraram muito, de uma certa forma, me parece
que entra um pouco da questão cultural. Você tem uma pessoa asvezesali
no seu dia-dia dentro de uma grande corporação carregando documentos
para um lado e para o outro e fazendo aquela coisa toda… é um custo
invisível, você não nota que aquilo gera um custo para a empresa. Quando
você começa a colocar na ponta do lápis quanto custa um fluxo documental,
quando você realiza isso e para para olhar para essa parte da operação que
você não olha, que não é o core da empresa olhar fluxo documental. Então
ela nem vê o que ela está gastando naquilo ali. Quando ela para para olhar
eu falo “Poxa vida”…
Vinícius: Isso assusta, não é?
Eduardo: …Assusta. E às vezes não é só isso tá? O ganho não é só dinheiro,
não é só financeiro. Eu lembro que a gente fez um trabalho muito
importante e bastante detalhado em um fluxo documental de uma empresa
de energia, ponto. Essa empresa, com regulamentação da agência
reguladora, um fluxo documental tem que estar preparado pronto para ser,
se for o caso, auditado em 30 dias. A partir do momento que se iniciou a
assinatura, 30 dias tem que estar liberado, sob pena de multa. A gente fez
um estudo, chutando muito para baixo, a média era de 45 dias alto, fluxos
que se perdiam, documentos que não chegavam para o cliente que iniciou
na ponta, processos que começavam digital depois ia para o físico, aonde
eu tinha pessoas digitando dados que estavam no digital voltando para a
base de dados então, correndo risco de ter base de dados inconsistentes ou
com erro de digitação. Depois um documento que era enviado para um
acervo, que se eu precisasse, depois eu tinha que ter sorte de encontrá-lo.
Então aqui eu não falei nem de grana, de dinheiro, de investimento, de
dinheiro propriamente dito, eu falo dos riscos do negócio. Se eu vou, que a
gente fez a análise do valor, era mais de 20 vezes o que seria investido em
um fluxo de assinatura eletrônica. Quando eu pegava aspessoas
envolvidas, todo o processo, eu não estou falando de risco, nem de perda,
nem de não cumprir com o prazo da regulamentação, só o custo do
processo, mais de 20 vezes o fluxo do processo. Só que a gente não para, as
empresas não param para olhar isso.
M1: Então, acho que seria interessante, você falou sobre uma plataforma
de assinaturas. O que o processo completo de digitalização envolve?
Quando você estava falando, você chegou a citar dois tipos de assinaturas
diferentes. O que é um processo desse completo no standard?
Eduardo: O processo é assim, hoje você tem formas de começar todo um
fluxo documental no mundo digital. Tem lá os seus gestores documentais,
a Adobe não tem um gestor documental, a gente não comercializa RPS e
GRM, mas nós nos conectamos com esses gestores documentais.
M1: É o GED da vida que você fala, o gestor?
Eduardo: Exatamente, exatamente, esmagadora maioria dos GED’s na
ponta, que a gente vê no mercado, ele começa um fluxo digital para dentro
e físico para fora, ou seja, ele começa ali com os dados das pessoas, sai com
o documento X no final ali preenchido e tudo mais, e entrega uma print para
a pessoa ir lá receber e assinar o contrato. O que a gente propõe é olhar
para uma das possibilidades, olhar para isso, conectar o que falta na ponta.
Essa ponte que leva os dados que estão no teu gestor documental,
completar a cerimônia de assinatura entre todos os participantes e a
devolução do documento, que é importante. A gente foi visitar um grande
varejista aqui de São Paulo uma vez, que disse o seguinte:”Esse contrato
eu mando para assinar e eu nunca recebo a cópia assinada”. Como a
empresa com a qual eles assinavam o contrato era maior do que eles, então
eles não tinham nem como brigar.
M1: Conheço esse tipo de história.
Eduardo: Pois é, no fluxo que a gente propõe isso não existe. Primeiro
porque você sabe onde está o documento, você recebe um contrato para
assinar, você assinou e entregou para a pessoa, o que acontece com esse
documento depois, você sabe? Não faz ideia. Você não sabe se ele chegou.
M1: Realmente a gente está tão acostumado com o mundo físico e o que
você falou é interessante porque muitas vezes você vai assinar um contrato
aí vem para você assinar antes. Aí você assina as cópias todas, devolve tudo,
assina e fica esperando um dia voltar a sua, e às vezes não volta.
Eduardo: Você não sabe, assim, ele saiu da tua área de proteção. Você sabe
o que aconteceu com ele? Você sabe se a pessoa que deveria receber,
recebeu? Se ela abriu o contrato? Se ela assinou? Quando a gente coloca o
nosso motor ali conectado nesse ambiente, você sabe que a pessoa
recebeu, você manda avisos até que ela assine ou que o prazo expire, você
pode gerar ações, você sabe que foi para a pessoa seguinte, quando todo
mundo finaliza o fluxo, além de cada uma das pessoas receberem e
poderem receber a sua cópia, esse documento ele volta para a plataforma
inicial. Eu posso pegar os dados que foram embutidos ali; imagina que você
deixou ali um contrato e possibilitou que a pessoa pudesse fazer alterações
no endereço residencial, de repente ela mudou de endereço, então
poderia, inclusive, fazer com que eu saia com o endereço que eu tenho, a
pessoa corrige e quando volta, atualiza a minha base de dados. Eu vou ter
uma base de dados consistente, correta que eu vou poder utilizar ali
sabendo que as informações estão corretas. Enfim, o que precisa é olhar de
uma forma diferente, fazer com que os fluxos documentais, que são
importantes para a manutenção e continuidade dos negócios, sem fluxo
documental eu não dou continuidade a negócio, então eles são
importantes, mas é ter um olhar para ele não como custo e sim um olhar
mais de investimento e qual a experiência que eu trago a partir desse
investimento, não só para os meus colaboradores internos, mas para as
pessoas que interagem com o meu negócio. A gente acabou de ouvir aqui,
eu vou em um hotel que eu costumo me hospedar e a experiência que eu
tenho é que eu tenho toda vez preencher a mesma coisa. Que legal seria eu
chegar lá, ter um iPad na minha frente, já com meus dados preenchidos
para minha conferência, eu dar o meu ok e eu receber a minha cópia
daquilo que eu assinei no meu endereço de e-mail. Isso está longe, isso é
Jetsons? Não. Está aí, tecnologia existente já há muito tempo.
M1: Esse exemplo aí, isso é uma culpa, digamos assim, da Embratur que
exige o tal do papelzinho? Ou você comentou aí para trás, eu fiquei até
curioso, o exemplo da procuração, que o pai, um amigo seu mandou a
procuração ali… eu adoraria fazer um negócio desses, mas quando que eu
posso fazer isso? Ou seja, por que que ele pôde mandar essa procuração e
por que que a pessoa do outro lado podia aceitar aquela procuração em um
PDF, entendeu?
Eduardo: Então olha, veja, a lei autoriza desde 2001 a lei autoriza o uso
entre as partes, desde que as partes concordem, o uso de assinatura
eletrônica no nosso país. Seria leviano se eu te falasse que eu conheço a
regulamentação da Embratur e dizer se tem alguma coisa específica que
exija ali um documento físico a ser entregue. Isso é engraçado porque o
Direito ele não acontece primeiro para depois a civilização, as pessoas, se
adequarem ao Direito, o que acontece é que aspessoastransformamo
mundo e o Direito se adequa ao que está acontecendo no mundo. Se isso
existe em uma legislação ou em uma normativa da Embratur, foi previsto
no momento em que o mundo não contava com aspossibilidadesecoma
segurança e com a tecnologia que conta hoje, então faz total sentido a
gente discutir o tema, trazer para a pauta esse tema.
Vinícius: Então assim, provavelmente então, no sentido ali do que você
perguntou, é quase que a capacidade sua ali de brigar lá porque
provavelmente igual você falou, você não conhece a legislação, mas está
previsto, então se você chegar lá no lugar e a pessoa falar “Não pode”
provavelmente você pode enfrentar?
Eduardo: Isso acontece e conhecer o que você está fazendo, o que você está
falando… e Vini, você tem total razão. Isso já aconteceu comigo algumas
vezes, você chegar lá e falar olha, a situação… isso pode? Não, não pode.
Porque? Não é porque não pode porque a lei não permite, é porque a
pessoa não sabe…
Vinícius: Não, não sabe que pode.
Eduardo: …E ela está acostumada, e aí enfim. A gente ainda vai levar um
tempo até que as coisas sedimentem, que estejam todos ali cientes. O que
eu posso te dizer é o seguinte: olhando e a pandemia ela mudou alguma
coisa? Ela acelerou o processo que já vinha acontecendo, e acelerou de uma
forma que não tem retorno, pensando no mundo documental, não tem
retorno. Por que não tem retorno? Porque eu me dei conta que, um, eu
mantive a segurança sem vazamento de informações, passei a ter mais
controle dos meus fluxos documentais, diminuí custo da operação, diminuí
tempo da operação, então como é que eu volto para o papel?
Vinícius: A gente está falando do ponto de vista de custo, mas de geração
de valor é enorme. Por exemplo, com remédios hoje em dia, você pode
pegar no WhatsApp e levar a receita lá, é muito mais fácil.
Eduardo: Exatamente, exatamente.
Vinícius: A pergunta que eu queria fazer é a seguinte, até você falou na
abertura, nós temos muitos ouvintes que são de empresas mais tradicionais
e tal, empresas grandes… o que a maior parte das empresas está fazendo
hoje em dia? Ainda estão fazendo o bê-á-bá, o básico ali? Digitalizando
documentos, jogando em cloud ou não? Já está um pouquinho mais perto
dos Jetsons? E os que estão um pouquinho mais avançados, coisas reais,
não coisas de ficção, tipo, o que já tem algumas fazendo que já é um
negócio a mais?
Eduardo: Essa experiência, essa jornada do cliente… porque quando você
pensa em um negócio, você tem vários clientes: você tem a pessoa de fora
que você está comercializando, você tem os seus clientes internos e tal.
Então, pensar nessa experiência do cliente, eu vou trazer o documento para
essa realidade, é suportado por várias pesquisas em cima dessa questão
viu, Vinícius. O que acontece é o seguinte, vou te dar um exemplo muito
real, muito prático: dez de cada dez contratos, que são feitos por um
departamento jurídico de uma empresa no mundo físico e que o advogado
passou dias, às vezes, preparando aquele instrumento, e mandou para uma
outra empresa para que assinasse – porque a maioria tem esses ritos, às
vezes a empresa de fora tem que assinar primeiro para depois a de dentro
assinar – quando ele sai da esfera de proteção, quando ele saiu impresso;
mandou, assinou, dez de cada dez volta para o jurídico, para quê? Você já
ouviu falar do carimbo do jurídico? Sabe o que é o carimbo do jurídico? É a
revisão do contrato. Sabe quanto custa a hora de um advogado? Não é
barato, advogado é uma mão de obra extremamente especializada. Eu te
garanto que o trabalho do advogado não é ser revisor, eu tenho tecnologia
hoje que garante que o documento não vai ser alterado. Então tem custo
real aí, o custo real que eu envolvo… e assim, e para quê que eu vou usar o
advogado? Para fazer revisão? Não, eu vou usar o advogado para o core
dele.
M1: Então a revisão nesse caso que você fala, é só saber se o documento
continua inalterado?
Eduardo: Se não foi alterado, se não foi alterado, às vezes uma vírgula para
cá ou para lá, um prazo para lá ou para cá, eu mudei tudo. Porque assim, o
diretor ele quer ter a certeza, e é essa segurança que ele quer ter, o CEO
quer assinar com validação do jurídico. Por quê?”Eu assinei, mas eu assinei
porque o meu jurídico me deu o aval para assinar”, e é isso, essa segurança
que a cadeia acaba dando. Agora, se eu te trago uma tecnologia que desde
o início eu impossibilito qualquer tipo de alteração naquele documento,
para quê que eu vou ter revisão do advogado? Então aqui é um caso real
que acontece de dez em cada dez empresas que tem uma área jurídica que
elabora instrumentos que tem que ir para fora para assinar.
Vinícius: Eu entendi que tem dois aspectos aí: um é realmente o básico que
é digitalizar o negócio e o outro é, do ponto de vista talvez até do cliente,
ter uma experiência como um todo, mas, sem ficção, menos complicada; e
um aspecto interno que não é aquela redução de custo direta, tipo assim,
menos papel, mas uma redução de custo mais sistêmica de forma que eu
consiga ter um processo mais confiável e tal, eu entendi que é isso. E o que
é mais perto de Jetsons que eu brinquei lá?
Eduardo: É, então, sabe… não tem realidade perfeita nesse momento, a
gente ainda está em um processo de imigração. O que a gente recomenda
quando a gente é consultado pelos clientes: primeiro eu olharia qual que é
o negócio que me traz dor na minha operação, qual o problema que eu
tenho hoje quando eu lido com documentação, por exemplo; tem aqui uma
questão que eu não recebo o contrato de volta, eu preciso receber por uma
questão de segurança, vamos focar nisso; eu tenho aqui uma questão em
que os meus fluxos documentais eles precisam estar internalizados em X
dias e eles ultrapassam e muito, vamos olhar para isso. Então primeiro seria
isso, é olhar para os maiores impactos, o que está impactando o teu
negócio, porque aí fica muito fácil você uma vez feito isso, você ir
expandindo para outras áreas. Uma coisa que também é interessante e
importante é colocar um ponto ali no calendário de cessar a geração de
documentos físicos, somente para você não ficar aumentado o teu passivo.
E aí olharia, a primeira coisa, eu tenho um acervo físico muito grande, então
qual a primeira coisa que a gente tem que fazer? Como que eu estanco isso?
Começo os fluxos documentais no mundo digital e vou tratar o passivo na
hora oportuna, mas primeiro eu vou estabelecer, eu preciso manter o meu
negócio acontecendo. Então acho que são várias formas que você pode
olhar e começar, para quem não começou ainda ou dar continuidade para
quem já começou. No mundo ideal, de fato, eu acredito que a gente não vai
ter papel tão logo? Talvez não. Eu acho que a gente ainda vai ter que
conviver com o papel durante muito tempo ou, por um período ainda
considerável, mas a gente pode diminuir muito o uso do papel, a gente pode
diminuir bastante o uso do papel, olha e tem outra coisa, tem outra coisa
para pensar, a geração que está chegando agora, que está sendo formada
é 100% digital, e como é que a empresa está se preparando para receber,
não esses consumidores, não esses clientes, esses colaboradores, esses
funcionários. Eu quero como empresa continuar a perpetuar no meu
negócio? Então como é que eu estou me preparando para isso? Tem essas
discussões que tem que ser pensadas.
M1: Nós estamos caminhando para o final e eu queria fazer uma última
pergunta aqui, isso que você falou, esse serviço aí, hoje em dia ele já está
acessível para qualquer tamanho de empresa, que pode talvez, consumir
isso como serviço mesmo e pronto ou elas têm que comprar uma
plataforma? Ou seja, hoje em dia você diria que, desde uma empresa
pequenininha até uma empresa grande, enorme… que é uma coisa que a
gente fala muito, como é que o mundo foi ficando plano com a tecnologia
mesmo, porque assim, antigamente astecnologiaseramassim, só as
grandes empresas que podiam usar, não é? Por isso que esse é um dos
motivos dessa enorme competitividade que existe hoje. A empresa é
enorme e vai usar a tecnologia sua, por exemplo, e um bar da esquina ali
pode usar exatamente a mesma tecnologia?
Eduardo: Essa é uma pergunta extremamente interessante, achei
relevante, porque quando você pensa em uma tecnologia específica, vou
falar do Photoshop: quem usa Photoshop tem ali uma gama de profissionais
no mundo que usa Photoshop, mas quando eu comparo a quantidade de
pessoas que usam Photoshop, precisam usar, usam bem, com a quantidade
de pessoas que assinam um documento: todo mundo assina documento.
Então a tecnologia tem que estar acessível para todo mundo, então nós
temos dentro da Adobe, hoje acessa desde um usuário individual que vai
comprar ali a sua licença e vai usar o seu Acrobat, vai fazer os seus
documentos digitais e tudo mais, a pequenas, médias e grandes
corporações. As maiores empresas no mundo hoje, para citar um exemplo:
a Microsoft é parceira global da Adobe, utiliza nossa tecnologia quando se
diz respeito à parte documental.
M1: Você diz que está há 7 anos, é isso, na Adobe?
Eduardo: 8 anos na Adobe.
M1: 8 anos, eu falo assim, eu imagino que você deve ter visto uma enorme
evolução nesses 8 anos, então viabilizar isso que você disse aí, a
computação na nuvem é essencial, não é?
Eduardo: Esse foi o primeiro desafio, porque para a esmagadora maioria,
hoje muito menos, mas na maioria das vezes quando eu entrava em uma
conversa com clientes, nas empresas de uma forma geral, a primeira
pergunta é: “Está na nuvem?”, e eles não se davam conta que eles usavam
há anos o serviço de e-mail que estava em uma nuvem, e não tinha
problema. E aí a gente trafega no e-mail ascoisasmaissigilosasdentroda
corporação e já estava na nuvem, só que hoje são raras asconversasque
começam por aí ou essa preocupação praticamente ela foi se diluindo, e aí
a preocupação começou; tem validade jurídica, não tem. Desde 2001, a
gente tem que ir fazendo quase que uma catequização, que faz parte e a
gente tem que fazer isso mesmo, mas enfim, a tecnologia tem que ser
democrática, ela tem que estar acessível para todo mundo, senão não
funciona.
M1: Sim. Eduardo, muito obrigado. A gente está chegando aqui no final, o
tempo passa rápido. Eu achei interessante porque, muito mais do que… a
gente as vezes fala assinatura digital, mas acho que você mostrou hoje que
é muito mais do que assinatura digital, o ato de assinar é um pedacinho ali
de todo um processo e uma ferramenta mais sistêmica que te dá mais
segurança, remove custos e muda o paradigma completamente. Eu acho a
conversa muito interessante para deixar isso muito claro, desde esses
exemplos de que o documento volta para você necessariamente, que já é
naturalmente inviolável, você não consegue violar e que ao mesmo tempo
você pode colocar uma rubrica para garantir que a pessoa passou por
aquele lugar. Achei muito interessante porque tem gente que reduz muito
a isso: “Assinatura digital”, essa história que você contou da revisão do
advogado é excelente, atrasar o processo você gasta um dinheiro enorme
por um negócio que é completamente sem sentido, na medida que você
começa a usar um processo digital. Então acho que foi muito esclarecedor
e mostra que nós estamos indo muito além da assinatura digital, nós
estamos falando de um processo completamente digital com todos os seus
benefícios. Valeu viu Eduardo, muito obrigado pela sua presença.
Vinícius: Muito obrigado aí viu Eduardo, foi um prazer.
Eduardo: Eu que agradeço, obrigada pela oportunidade, estou sempre às
ordens
