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os agilistas

ENZIMAS #206 Como fazer um plano de comunicação para o ágil em escala

ENZIMAS #206 Como fazer um plano de comunicação para o ágil em escala

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Marcelo Szuster: Bom dia, boa tarde, boa noite, esse é mais um episódio de Enzimas, breve reflexões que te ajudam a catalisar o agilismo em sua organização.  

Clarice: Oi, pessoal, tudo bem? Eu sou Clarice Palle, Scrum Master da dti e vim falar um pouquinho sobre o plano de comunicação. Para isso vou trazer um exemplo do que está sendo aplicado em um dos nossos clientes. Nós temos um time na dti que presta consultoria a um cliente que é muito tradicional. E aí esse time é responsável por aplicar ferramentas, conceitos, melhores práticas da metodologia ágil, ajudando o cliente a se transformar um pouquinho a cada dia. E aí o time relatou uma dor que era não conseguir demonstrar o valor da entrega do seu trabalho. Nós então estruturamos um plano de comunicação que visava falar do trabalho do time, mas também falar, demonstrar na prática um pouco da agilidade. Então a gente queria que as pessoas que vão ler, que eles conhecessem o que está sendo feito na prática e também vissem essa agilidade naquela comunicação. Como eu falei, ele é um cliente muito tradicional e nós estamos ali dentro há uns dois anos e já temos muitas conquistas, mas a gente precisava da visibilidade disso. Então quando a gente resolveu aplicar o plano de comunicação, a gente trouxe um pouquinho da teoria da comunicação. A gente lembrar um pouquinho que o emissor quer transmitir uma mensagem para o receptor que vai dar um feedback sobre esse recebimento dessa mensagem. E aí a gente sabe que cada meio, cada canal precisa de uma adaptação, então as mensagens que a gente precisava passar, elas deveriam ser adaptadas a cada público, porque dentro desse cliente a gente tem vários públicos. Quando a gente passou a estruturar o plano de comunicação, a gente tinha também uma questão de que precisava da aprovação do cliente para ser executado. Para isso a gente teria que colocar na prática um pouco dos conceitos de backlog. A gente fez um roadmap para as divulgações de forma que as primeiras divulgações fossem institucionais, ou seja, que elas falassem o que um time faz, quem é o time, para que ele faz isso, de que forma ele faz. O plano de comunicação precisa ter as informações básicas daquele esqueminha da teoria da comunidade que a gente acabou de falar, ou seja, eu preciso dizer o que eu quero comunicar, para quem, através de qual meio, com que frequência. Então nós estabelecemos que a gente ia usar canais tradicionais como por exemplo e-mail e Teams, mas que a gente também não faria um plano de comunicação completo que já previsse todas as comunicações que seriam divulgadas. Então o que a gente optou? Nós fizemos textos curtos que tivessem alguma imagem, então a equipe de marketing da dti ajudou a gente na montagem de alguns templates, de forma que as imagens fossem editáveis, então eu consigo colocar um texto lá dentro e alterar esse texto de uma semana para outra, assim como eu consigo alterar a imagem de uma semana para outra. E aí a gente estabeleceu que a comunicação seria semanal. O que a gente esperava disso? A gente esperava resolver a dor do time da dti que queria ver o seu trabalho, o valor da sua entrega divulgado, mas para que de fato seja um valor entregue, a gente precisa que as pessoas usem. Então um outro objetivo desse plano de comunicação é que nessa divulgação a gente consiga mais pessoas utilizando as práticas ágeis que a gente está ajudando o cliente a implementar. E aí um parênteses importante que a gente deve fazer aqui também é que quando a gente montou o roadmap e montou as comunicações, nós detalhamos somente as cinco primeiras divulgações porque a gente queria ter espaço para o monitoramento e adaptação, ou seja, a gente precisava inspecionar aquelas comunicações, ver o que daria certo, o que não daria para já aplicar na próxima comunicação. E aí um dos resultados indiretos que a gente busca é que a dti seja conhecida, mas o objetivo primordial não é divulgar a dti, é divulgar a implementação de práticas ágeis. Então nós começamos a divulgação semanal e já tivemos adaptação da primeira divulgação para a segunda e da segunda para a terceira que vai acontecer ainda. Ou seja, a gente conseguiu aqui divulgar, atingir pessoas que não conheciam as práticas ágeis, nós conseguimos atingir mais pessoas e nós também conseguimos demonstrar que a primeira comunicação foi diferente da segunda e que isso não é errado. Quando a gente começar a divulgar a parte mais prática que são os nossos experimentos, a gente vai colocar em foco que os experimentos estão aí exatamente para serem praticados, inspecionados, adaptados para colocar de novo em prática. Então essa teoria da agilidade de inspeção, monitoramento, adaptação, ela vai conseguir ser demonstrada não somente através dos experimentos, mas também através do plano de comunicação. Foi criado com a mentalidade ágil, independentemente de ter se utilizado de uma ferramenta de comunicação tradicional como o e-mail por exemplo. Ou seja, tudo que eu disse até aqui foi com objetivo de mostrar para vocês que a gente consegue fazer um plano de comunicação voltado para as práticas ágeis, não somente um plano de comunicação tradicional como o próprio nome diz e nos remete aquela série de documentos que a gente precisa fazer sentir só gerenciamento de projetos. Espero ter ajudado, dado algumas ideias para vocês, espero que vocês tenham gostado, até mais.

Marcelo Szuster: Bom dia, boa tarde, boa noite, esse é mais um episódio de Enzimas, breve reflexões que te ajudam a catalisar o agilismo em sua organização.   Clarice: Oi, pessoal, tudo bem? Eu sou Clarice Palle, Scrum Master da dti e vim falar um pouquinho sobre o plano de comunicação. Para isso vou trazer um exemplo do que está sendo aplicado em um dos nossos clientes. Nós temos um time na dti que presta consultoria a um cliente que é muito tradicional. E aí esse time é responsável por aplicar ferramentas, conceitos, melhores práticas da metodologia ágil, ajudando o cliente a se transformar um pouquinho a cada dia. E aí o time relatou uma dor que era não conseguir demonstrar o valor da entrega do seu trabalho. Nós então estruturamos um plano de comunicação que visava falar do trabalho do time, mas também falar, demonstrar na prática um pouco da agilidade. Então a gente queria que as pessoas que vão ler, que eles conhecessem o que está sendo feito na prática e também vissem essa agilidade naquela comunicação. Como eu falei, ele é um cliente muito tradicional e nós estamos ali dentro há uns dois anos e já temos muitas conquistas, mas a gente precisava da visibilidade disso. Então quando a gente resolveu aplicar o plano de comunicação, a gente trouxe um pouquinho da teoria da comunicação. A gente lembrar um pouquinho que o emissor quer transmitir uma mensagem para o receptor que vai dar um feedback sobre esse recebimento dessa mensagem. E aí a gente sabe que cada meio, cada canal precisa de uma adaptação, então as mensagens que a gente precisava passar, elas deveriam ser adaptadas a cada público, porque dentro desse cliente a gente tem vários públicos. Quando a gente passou a estruturar o plano de comunicação, a gente tinha também uma questão de que precisava da aprovação do cliente para ser executado. Para isso a gente teria que colocar na prática um pouco dos conceitos de backlog. A gente fez um roadmap para as divulgações de forma que as primeiras divulgações fossem institucionais, ou seja, que elas falassem o que um time faz, quem é o time, para que ele faz isso, de que forma ele faz. O plano de comunicação precisa ter as informações básicas daquele esqueminha da teoria da comunidade que a gente acabou de falar, ou seja, eu preciso dizer o que eu quero comunicar, para quem, através de qual meio, com que frequência. Então nós estabelecemos que a gente ia usar canais tradicionais como por exemplo e-mail e Teams, mas que a gente também não faria um plano de comunicação completo que já previsse todas as comunicações que seriam divulgadas. Então o que a gente optou? Nós fizemos textos curtos que tivessem alguma imagem, então a equipe de marketing da dti ajudou a gente na montagem de alguns templates, de forma que as imagens fossem editáveis, então eu consigo colocar um texto lá dentro e alterar esse texto de uma semana para outra, assim como eu consigo alterar a imagem de uma semana para outra. E aí a gente estabeleceu que a comunicação seria semanal. O que a gente esperava disso? A gente esperava resolver a dor do time da dti que queria ver o seu trabalho, o valor da sua entrega divulgado, mas para que de fato seja um valor entregue, a gente precisa que as pessoas usem. Então um outro objetivo desse plano de comunicação é que nessa divulgação a gente consiga mais pessoas utilizando as práticas ágeis que a gente está ajudando o cliente a implementar. E aí um parênteses importante que a gente deve fazer aqui também é que quando a gente montou o roadmap e montou as comunicações, nós detalhamos somente as cinco primeiras divulgações porque a gente queria ter espaço para o monitoramento e adaptação, ou seja, a gente precisava inspecionar aquelas comunicações, ver o que daria certo, o que não daria para já aplicar na próxima comunicação. E aí um dos resultados indiretos que a gente busca é que a dti seja conhecida, mas o objetivo primordial não é divulgar a dti, é divulgar a implementação de práticas ágeis. Então nós começamos a divulgação semanal e já tivemos adaptação da primeira divulgação para a segunda e da segunda para a terceira que vai acontecer ainda. Ou seja, a gente conseguiu aqui divulgar, atingir pessoas que não conheciam as práticas ágeis, nós conseguimos atingir mais pessoas e nós também conseguimos demonstrar que a primeira comunicação foi diferente da segunda e que isso não é errado. Quando a gente começar a divulgar a parte mais prática que são os nossos experimentos, a gente vai colocar em foco que os experimentos estão aí exatamente para serem praticados, inspecionados, adaptados para colocar de novo em prática. Então essa teoria da agilidade de inspeção, monitoramento, adaptação, ela vai conseguir ser demonstrada não somente através dos experimentos, mas também através do plano de comunicação. Foi criado com a mentalidade ágil, independentemente de ter se utilizado de uma ferramenta de comunicação tradicional como o e-mail por exemplo. Ou seja, tudo que eu disse até aqui foi com objetivo de mostrar para vocês que a gente consegue fazer um plano de comunicação voltado para as práticas ágeis, não somente um plano de comunicação tradicional como o próprio nome diz e nos remete aquela série de documentos que a gente precisa fazer sentir só gerenciamento de projetos. Espero ter ajudado, dado algumas ideias para vocês, espero que vocês tenham gostado, até mais.

Descrição

Já pensou na necessidade de planejar as informações passadas na implementação do ágil em escala? Neste episódio de Enzimas, Clarice Palle, Scrum Master na dti, conta um case de elaboração desse plano e explica como o ágil pode se beneficiar de uma ferramenta tradicional. Bateu a curiosidade? Então dá o play!

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