Szuster: Bom dia, boa tarde, boa noite. Esse é mais um episódio de Enzimas, breves reflexões que te ajudam a catalisar o agilismo em sua organização.
Fernando: Oi, gente, meu nome é Fernando, eu sou SM aqui na DTI e estou aqui para falar um pouquinho sobre gestão de tempo, mais especificamente uma ferramenta que chama matriz de Eisenhower, onde ele classifica tarefas quanto à importância, quanto à urgência e dá fins diferentes para essas tarefas de acordo com essa classificação que a tarefa recebe. Ok? Primeiramente falar um pouquinho quem foi Eisenhower.
Ele foi um general norte-americano, ele foi comandante supremo das Forças Aliadas na Segunda Guerra Mundial e posteriormente ele veio a ser presidente dos Estados Unidos. E ele era uma pessoa mundialmente conhecida pela produtividade dele. Questionado quanto ao que ele fazia para ser para ser produtivo, ele revelou essa matriz, que recebeu o nome de matriz de Eisenhower, onde ele classificava as tarefas quanto à importância e a urgência e dava essa finalidade de acordo com a classificação que recebia. Falando sobre a importância da tarefa, ele dizia que o modo de classificar era observando-se o valor que a tarefa gera para a gente: se valor que ela agrega é um valor muito grande, a tarefa é muito importante; se o valor é pequeno, é menor, é uma tarefa pouco importante; e se o valor é inexistente, não tem importância nenhuma, a tarefa. Já quanto à urgência, ele dizia que tarefa urgente é toda tarefa que tem um prazo para ser entregue.
Se o prazo era muito grande em relação à complexidade e ao tamanho da tarefa, era uma tarefa pouco urgente; se o prazo era muito curto, era uma tarefa muito urgente; e se não tinha prazo, era uma tarefa com zero de urgência, uma tarefa que não tinha urgência nenhuma. Então ele fazia essa classificação da tarefa quanto a esses dois aspectos.
A tarefa se enquadrava em um dos quatro quadrantes que eram desenhados, que eram: a tarefa com pouca importância e pouca urgência, tarefa de baixa importância e alta urgência, a tarefa com muita importância e pouca urgência e a tarefa com muita importância e muita urgência. Agora, a parte mais interessante: falar um pouquinho sobre o que fazer com essas tarefas. A tarefa que caía enquadrada nesse primeiro quadrante, que era a tarefa com pouca ou nenhuma importância e pouca ou nenhuma urgência, Eisenhower falava que a gente devia simplesmente descartar essa tarefa, que essa tarefa não devia estar aí, ela não tem propósito algum para estar aí, ok? Jogue a tarefa fora. Existem alguns pensadores sobre gestão de tempo hoje, sobre produtividade, que dizem que essa tarefa, você a guarda – se tiver algum tempo sobrando no final do dia, você realiza. Mas eu prefiro estar alinhado com o criador da matriz, que diz que a gente simplesmente joga essa tarefa fora. A tarefa que se enquadra no segundo quadrante, que é o quadrante de baixa importância e muita urgência, o Eisenhower dizia que a gente deveria delegar essa tarefa; que, na medida no possível, claro – vão ter vezes que não teremos a quem delegar -, a gente deve delegar essa tarefa, outra pessoa deve fazer essa tarefa por nós. Atentando que a gente não deve delargar a tarefa, a gente deve delegar para uma pessoa que tenha a competência, a capacidade de realizar aquela tarefa. Vamos para o terceiro quadrante, já o quadrante das tarefas que têm importância.
O terceiro seria a tarefa importante e com pouca ou nenhuma urgência. Teoricamente, todas as nossas tarefas deveriam estar aí. Se a gente tivesse uma vida realmente organizada, planejada, o ideal seria que todas as nossas tarefas estivessem aí, o que, é claro, é uma utopia: é muito difícil de isso acontecer na vida real, por quê? Aí estão tarefas que geram um valor enorme para a nossa vida, que são tarefas muito importantes, e tarefas que têm uma urgência muito baixa ou nenhuma, ou seja, a gente pode planejar essa tarefa.
Essa tarefa deve ser planejada para que ela seja executada da melhor maneira possível, maximizando esse valor que ela já gera na nossa vida. Isso é o que a gente deve fazer com essa tarefa. E no quarto quadrante temos as tarefas que são muito importantes e muito urgentes. Essas tarefas, o que Eisenhower diz que devemos fazer é realizá-las na hora. A tarefa, a gente realiza essa tarefa na hora, porque a tarefa vai gerar um valor muito grande para a gente e a tarefa tem um prazo muito curto para ser executada, de acordo com a complexidade dela. Então essa tarefa deve ser realizada na hora, a gente mesmo realiza a tarefa, a gente não delega. Então dois pontos a serem observados: primeiro, as tarefas que são importantes, que geram grande valor na nossa vida, nós mesmos vamos nos encarregar dessas tarefas, sendo que em um caso nós vamos planejar, no outro nós vamos realizar. E o outro ponto: são tarefas que têm pouca ou nenhuma importância, ou seja, não geram praticamente nenhum valor na nossa vida, a gente ou vai riscar essas tarefas ou vai delegar. Não vamos realizar essas tarefas, não ficará sobre a nossa responsabilidade. E dois pontos a serem observados também nessa classificação: o primeiro deles é quando vamos classificar quanto à importância, devemos olhar o valor que a tarefa agrega, que a tarefa gera, na nossa vida, não na vida de terceiros. Nunca olhar o valor que gera para outra pessoa, porque a tarefa pode ser importante para ela, porque gera, agrega um valor muito grande na vida dela, mas na nossa a importância é baixíssima ou nenhuma, porque para a gente não gera valor nenhum ou, o valor que gera, nós não consideramos um grande valor para a gente. Essa questão do valor é subjetiva de pessoa para pessoa. O outro ponto é que às vezes as pessoas costumam relacionar a urgência com a importância, o que é errado. As pessoas olham, pensam que a tarefa, por ser urgente, também é importante, o que não é correto. A tarefa, como vimos, pode ter uma urgência enorme e uma importância muito baixa, e o contrário, ter uma urgência muito baixa e uma importância enorme. Então não caia nesse erro de pensar que uma tarefa, por ser muito urgente, é importante.
Tudo certinho? Então eu espero que seja bem útil essa dica dessa classificação de tarefas, que traga uma maior produtividade na vida de cada um. Ok?
Um abração e até mais.
