Szuster: Bom dia, boa tarde, boa noite. Este é mais um episódio de Enzimas. Breves reflexões que te ajudam a catalisar o agilismo em sua organização.
Letícia Barros: Oi, pessoal.
Eu me chamo Letícia Barros, e eu atuo com gestão de mudanças na dti. E hoje vim falar com vocês sobre o papel de agente da mudança.
Na gestão de mudanças trabalhamos com quatro frentes: liderança, engajamento e comunicação, jornada de aprendizagem e desempenho da mudança. Mas tem um papel fundamental que fica flutuando entre essas quatro frentes e que é super importante de ser disseminado, são os agentes da mudança. E calma se você acha que esse papel é apenas para os líderes. Claro que esperamos e preparamos os líderes para serem promotores da mudança que precisa ser adotada. Assim como damos apoio para que o patrocinador seja ativo, participe dos encontros, seja remetente de mensagens claras e regulares e deixe claro que também adota mudanças com seus comportamentos e falas. Mas, além desse principal patrocinador e dos líderes, todo o ecossistema que tem contato com os envolvidos nessa mudança precisa vestir essa camisa de agente da mudança, porque também serão peças fundamentais para acalmar os ânimos e incentivar novas atitudes que levarão à transformação. Por isso, se você acha que isso entrega se restringe a desenvolver o sistema ou produto, considere incorporar esse papel.
Você pode, e deve, fazer mais do que entregar o pedido. Mas como ser um agente da mudança? Será que é falar que tem muito dinheiro sendo investido nesse projeto ou sistema, e eles como colaboradores precisam usar? Será que é cobrar que o indicador está vermelho e que precisa melhorar?
O agente da mudança precisa ir além dessas ações e falas com quem está em uma situação de mudança, que pode estar inseguro e com dúvidas. Quem está passando por mudanças precisa de um porquê convincente para incorporarem e comprarem a mudança. O discurso de que o sistema mudou e pronto, na maioria das vezes, não é suficiente. E pode custar um tempo maior para que deem atenção e tenha as atitudes que esperamos. Diante disso, ter agentes da mudança preparados faz toda a diferença. Mas o que significa estar preparado? É saber quais os benefícios que esse novo produto ou sistema traz para o colaborador. Então, por exemplo, vai poupar tempo deles nas atividades? Vai ter uma interface melhor que o sistema anterior? Trará mais segurança de informações e documentações para a área nos casos de auditoria? Outra informação importante, que precisa saber e disseminar, é como a mudança está em linha em linha com a visão do negócio.
Considerando que todos na empresa trabalhem em prol de um bem maior, como essa mudança se encaixa com isso, que faria sentido o colaborador embarcar nessa mudança? Outra atitude é incentivar que participem dos fóruns de treinamentos e workshops, para que fiquem seguros tendo conhecimento e habilidade para colocar a mudança em prática. E por último, mas não menos importante, precisam incentivar que esses colaboradores tenham uma comunicação aberta, trazendo sugestões e dúvidas. Quando desenhamos as personas, ou seja, os personagens fictícios que representam os impactados pelas mudanças em questão, elaboramos o que esperamos que eles façam, pensem e falem no dia a dia, que seria um sinal de que a mudança foi efetiva. Reforçar essas mensagens dos benefícios e como está integrado com a visão do negócio nesses momentos de contato, ajuda a ratificar o que pode ter passado despercebido em outros momentos. É um trabalho de formiguinha mesmo, que vamos falando aqui e ali e eles vão assimilando. Por isso, precisamos dessas pessoas preparadas para transmitir essas mensagens mais vezes e em mais momentos.
Já aconteceu comigo de estar em conversa com o coordenador e, ao perguntar o que ele já tinha escutado falar sobre o novo sistema, ele respondeu o que os seus colaboradores tinham relatado para ele, que devia ter um bom motivo para a mudança e que iria nos ajudar. Foi quando percebi que era um momento de dar um passo atrás e fazer o que chamamos de conscientização, ou seja, explicar o que levou à necessidade da mudança. Essa resposta dele não foi por falta de comunicados ou workshops por parte do projeto, mas por algum motivo ele não leu e não compareceu nos fóruns. Então precisamos estar atentos para colocar todos na mesma página, com argumentos que façam ele ver com bons olhos a mudança. Isso pode incentivar novas atitudes. Dando um exemplo de como pode ajudar a acalmar os ânimos, quando um colaborador chegar questionando a falta de funcionalidade que ele gostaria muito, ou que ainda gera retrabalho para eles, é preciso saber o porquê de ainda não estar disponível para uso, para eles perceberem que nos importamos, temos isso mapeado e queremos ajudá-los.
Então PO’s, Scrum master, gerente de projetos, desenvolvedores de designer, seja qual for o seu papel, se você está na turma que quer ver o produto e o sistema sendo usados, não perca a oportunidade de, sempre que estiver com alguém que será impactado pela mudança, seja ele líder ou não, perguntar se entende o porquê da mudança. E invista um tempo dando essas respostas. Isso com certeza faz a diferença para que decidam participar e não olharem como se fosse apenas mais uma demanda da empresa.
E aí, você tem ajudado o seu produto sendo um agente da mudança?
