O trabalho contemporâneo, sobretudo após o aumento dos modos remoto e híbrido, depende muito de reuniões, workshops e outras dinâmicas em times. Isso ocorre principalmente num cenário de agilismo. As empresas – e as pessoas – enfrentam horas de videochamadas para discussões e tomada de decisões que podem ser críticas.
Mas como garantir que todas as pessoas estão devidamente envolvidas no processo? E, acima de tudo, como evitar que a reunião perca o seu propósito?
No episódio Enzimas #167, trazemos a Barbara Niriz, designer de produto digital na dti digital, para compartilhar um pouco da sua visão sobre facilitação.
Também usaremos de referência para este artigo, o livro de Roger Schwarz, The Skilled Facilitator, para estabelecermos alguns conceitos. Vamos lá?
O que é facilitação?
Talvez fomos acostumados a pensar que é realizar workshops. Mas na verdade não existe um consenso sobre o significado de facilitação. O que existe são algumas percepções e visões sobre o que poderia ser. Facilitações são sobre desmembrar conceitos, conflitos e problemas para ajudar no processo de aprendizagem e tomada de decisão. Logo, nada mais é que apoiar um grupo de pessoas a alcançar um objetivo.
Se adotamos esse ponto de vista, podemos concluir que facilitamos o tempo todo. Ou seja, essa prática de condução de pessoas em torno de um objetivo está presente em diversos ritor do Scrum.
Seja em uma daily, uma retrospectiva, uma sprint review e até mesmo apresentação de uma proposta de solução para um cliente, a facilitação está sempre presente e é extremamente útil. Entenda um pouco mais sobre ritos e práticas ágeis:
Pilares da facilitação
No livro “The skilled facilitator”, Roger Schwarz define algumas diretrizes para uma facilitação bem sucedida. Estes seriam:
Guiar os participantes
A pessoa facilitadora deve ser capaz de conduzir os participantes em discussões e instruí-los em relação ao uso de ferramentas e técnicas aplicadas naquele contexto. É claro que essa é uma skill que envolve domínio dessas abordagens.
Mas também é muito relacionado à uma organização de etapas, clareza da agenda e, sobretudo, gestão de tempo. Ou seja, assegurar que todo o método proposto será seguido integralmente naquela janela de tempo.
Criar conexões
Para uma discussão rica, é indispensável que os participantes se sintam confortáveis. Assim eles se mostram mais dispostos a compartilhar suas opiniões e questionar situações apresentadas ao longo daquela sessão.
Também, a pessoa facilitadora deve ter uma atenção especial às conexões que são estabelecidas e aquelas que já existiam. Compreender as relações entre os participantes pode ser importante para garantir que todos, além de opinar, também sejam ouvidos. A colaboração é fundamental para uma reunião produtiva.
Observar e intervir
Em encontros longos, é muito fácil que as pessoas se distraiam ou que a própria conversa tome um rumo diferente do esperado. Portanto, são nesses momentos que a pessoa facilitadora deve identificar desvios, e intervir de forma a manter a discussão proveitosa e focada no problema do cliente.
Buscar um acordo
Por fim, é evidente que discordâncias acontecerão. E é bom que aconteçam, para que no processo, levantem-se mais dores, hipóteses e possíveis soluções. A pessoa facilitadora, por sua vez, deve guiar as pessoas por perguntas que tentem dissecar e convergir posicionamentos para uma solução comum.
Claro que não é sempre que todos do grupo concordem, por unanimidade, que determinada solução é a mais indicada. Nem sempre é possível atingir um consenso. Mas é importante que, ao final da sessão, seja definido um caminho claro. Ou seja, uma delimitação dos próximos passos em comum acordo, mesmo que ainda haja discordâncias.
Facilitar é para todos?
Vamos retomar um pouco o conceito de facilitação que trabalhamos no início deste artigo:
Facilitação é apoiar, guiar um grupo de pessoas a chegar em algum objetivo determinado.
Nesse sentido, compreendendo a facilitação como uma prática cotidiana de times ágeis, entendemos que esta não é função exclusiva dos designers. Pelo contrário, todos do time podem assumir o papel de facilitador, em diversos momentos e contextos.
Em um discovery de produto, a pessoa designer pode apoiar, por exemplo, uma pessoa porduct owner ou desenvolvedora com a escolha de ferramentas e métodos. E pode também apoiar na execução. Mas não necessariamente o designer precisa ficar sempre a cargo de facilitar workshops nos processos do discovery. Entenda mais sobre o papel dos designers em times ágeis.
Se você entende que facilitar uma reunião não é para você, tudo bem! Mas baseado no conceito de facilitação que acabamos de aprender, comece pequeno.
Independente da sua função, comece facilitando algum rito do seu squad. Em seguida, facilite um encontro do chapter em que você participa, ou uma reunião com uma pessoa cliente. Aprenda fazendo aos pouquinhos e logo você terá mais segurança para conduzir workshops e dinâmicas mais complexas.
