O senso de urgência dita a velocidade que alguma ação será tomada. Mas como medir a urgência de uma demanda e agir de acordo com ela?
Podemos começar pensando a partir de uma pequena anedota:
Imagine que você está sentado na sua casa, vendo TV tranquilamente e, de repente, começa a ouvir barulho de bombeiro. Começa a sentir cheiro de queimado… provavelmente o seu prédio pode estar em chamas. O que você faz?
Você continua sentado vendo TV tranquilamente, ou você vai agir com uma urgência maior? Você vai levantar do sofá, vai procurar saber o que está acontecendo? Se é no seu prédio? Qual a dimensão desse provável incêndio? Qual atitude tomar?
Então, esse exemplo diz muito do que é, de forma bem sucinta, o senso de urgência. Nada mais é do que o tempo que você demora para iniciar uma determinada ação. Para poder sair da inércia. Portanto, pessoas com baixa noção de urgência demoram mais para tomar determinadas atitudes.
Nesse artigo, assim como no nosso Enzimas #131, discutiremos um pouco sobre senso de urgência e como desenvovê-lo.
Falso senso de urgência
É importante tomar cuidado para não cair na armadilha do falso senso de urgência.
Muitas pessoas tratam tudo como urgência. E quando tudo é urgente, nada é urgente. Esse falso senso de urgência só gera confusão, estresse entre as pessoas, e muito pouco resultado. Não traz o resultado que é necessário.
Por isso, essa é uma soft skill importante para times ágeis. Ela ajuda o time a manter o foco nos objetivos reais e priorizar ações que gerem valor para o cliente. O verdadeiro senso de urgência é você fazer as coisas agora, mas apenas aquilo que é, de fato, importante. Se for urgente e importante, faça agora.
Como nós podemos desenvolver mais esse senso de urgência?
Saiba priorizar
Você tem que focar naquilo que agrega mais valor. Então, saber priorizar é muito importante para o senso de urgência. Mas como priorizar?
Para fazer uma priorização adequada, devemos conhecer o impacto das ações. Conhecer qual o impacto de executar ou não aquela atividade na vida da pessoa com quem você estiver tratando (seu cliente, sua empresa, etc). Porque se você entende o verdadeiro impacto por traz das ações, você consegue até questionar o demandante que pratica o falso senso de urgência.
Saber o impacto de deixar de fazer uma ação naquele momento é muito importante e, sem desculpas. Pessoas que tem baixo senso de urgência, geralmente, tem muitas explicações. E essas explicações não resolvem nenhum problema. Isso é um fato.
Entretanto, além das nossas urgências, de nós sabermos priorizar as nossas próprias atividades, saber qual é mais importante e executá-las no momento certo, ainda existem as urgências alheias.
Saiba negociar
Sempre tem aquela pessoa que vai chegar com a demanda dizendo: “Isso é para ontem. Isso é urgente”. Para lidar com essas urgências terceiras precisamos nos comunicar com precisão, argumentar e chegar em um ponto comum com o demandante. Devemos tratar isso olhando por uma lente empática e por uma lente racional.
Se um cliente, por exemplo, afirmar que um ponto é urgente, nós vamos voltar e avaliar o impacto. Precisamos saber o impacto exato da ação para poder negociar. E, nessa conversa, é importante exercitar a lente empática. Ou seja, avaliar: “Porque aquela pessoa está pedindo isso? Qual é o impacto na vida da pessoa? Porque ela está dizendo que é urgente?”.
Por outro lado, a lente racional também nos ajuda a solucionar aquele problema. Ela vai indicar se a demanda é realmente urgente ou não, para que possamos tomar a decisão de agir – ou não – em cima daquela questão.
Se você quiser entender mais sobre argumentação com o cliente, assista nosso vídeo com dicas de negociação no youtube.
Urgência não precisa gerar estresse
Queremos deixar uma reflexão final que é fundamental para o trabalho em equipe: senso de urgência não é trabalhar sob pressão, não é trabalhar na correria, não é induzir um time a trabalhar sob pressão. Isso só gera estresse. Temos que saber diferenciar qual atividade é realmente importante e urgente, e fazê-la no tempo certo, tomar atitude.
Mas e o que não for importante, mas for urgente? Nesse caso, devemos aprender a delegar. Permitir que outras pessoas do time assumam resposabilidades e desenvolvam seu prórprio senso de urgência. Já o que for realmente importante, mas não necessariamente urgente, você pode agendar. Isto é, executar na sprint seguinte ou resolver em uma reunião ao longo da semana.
É essencial ter isso em mente para não cairmos na pegadinha de que tudo é urgente e viver no estresse. Ainda mais nos dias de hoje, com as mudanças muito constantes, é importante ter essa reflexão. Por fim, como está o seu senso de urgência? Você está desenvolvendo ele? Você morreria queimado no sofá (do nosso primeiro exemplo)?
